Již nějakou dobu se snažím zapracovat na své organizaci času a plánování práce. Jsem spíše papírový typ, tedy vše zapsat do diáře a plánovat si tak práci a myšlenky. Nedávno jsem se rozhodl si ve všem udělat řádný systém a snažit se tak minimalizovat čas tím strávený a problémy se zapomínáním. Vše to má hodně společného s budováním návyků, o kterém jsem již psal. Proto jsem si domluvil schůzku s Danielem Gamrotem, který se zabývá GTD a tvorbou myšlenkových map, abych se dozvěděl nové poznatky a svůj systém GTD si trochu poupravil.
Týdenní plánování
Vždy každou neděli se snažím naplánovat si celý další týden a stanovit si na každý den hlavní úkoly, maximálně však 2-3. Ty plánuji tak, abych je vždy splnil do 12:00. Každý den vstávám v 7 hodin, což je se snídaní a ranním začátkem přibližně 4,5 hodin čisté práce. V této době nekontroluji emaily, dokonce jsem si již vypnul notifikace a upozornění, nesleduji sociální sítě, ani RSS a minimálně mobil. Beru pouze ty nejnutnější hovory. Toto vše mi umožňuje být v tuto dobu co nejefektivnější v práci a má to své ovoce. Kolikrát jsem měl dny, kdy jsem ráno začal kontrolovat emaily a bylo 8 večer a já stále ještě odpovídal na emaily a nic jsem tak nestihl udělat.
Kromě hlavních úkolů si stanovuji další úkoly, ale ty si nepřiřazuji ke každému dni zvlášť, ale píšu si je bokem. Snažím se je plnit podle toho, kolik času zaberou, od těch nejsnadnějších až po ty nejdelší, aby se mi tento list co nejrychleji zkrátil. V této části jsem měl poměrně hodně zmatek a Daniel mi hodně pomohl, ale o tom až níže.
Také se vždy snažím ohlédnout za tím, co už jsem udělal, zda jsem na něco nezapomněl, nebo zda by to nešlo vylepšit atd.
Denní úpravy
Každý den může vzniknout potřeba zařadit nový úkol do zpracování, proto si každý večer projíždím své poznámky na ten daný den a plánování si tak upravuji. Hodně poznámek a myšlenek si také ukládám do mobilu, což je ideální když jsem někde venku mimo pc. Pokud jsem doma, tak používám WorkFlowy, což je aplikace pro tvorbu jednoduchých myšlenkových map, která mě opravdu hodně oslovila. Více ji popíšu v samostatném článku.
Společně s denními úpravami si také odškrtávám svůj denní přísun návyků, o kterém jsem se již zmiňoval. Zatím to plním poměrně úspěšně pokud jsem doma, a to jsem na sebe hodně kritický, ale pokud jsem mimo Ostravu, tak je to velký problém. Musím na tom zapracovat.
Schůzka s Danielem Gamrotem
Nabídku Daniela ohledně GTD jsem našel náhodou a ihned jsem jí využil. Daniel se specializuje na GTD a myšlenkové mapy. Během schůzky si nejprve vyslechl můj způsob práce a poté jsme konzultovali jednotlivé části, co by šlo zlepšit nebo co by šlo udělat jinak. Daniel také pomáhá úplným začátečníkům, takže pokud máte kdokoliv zkušený nebo nezkušený zájem, určitě doporučuji jej kontaktovat.
Hodně mi pomohl postoj k druhořadým úkolům, kdy jsem si je začal třídit na B a C dle důležitosti, což jsem do té doby nedělal. Také jsem si začal přiřazovat kontext, tedy zda je to úkol spojen s pc, telefonem, nutností jít ven a další. Předtím jsem si psal k sobě pouze ty úkoly, kde je nutnost jít ven, abych si vše vyřídil najednou a na nic nezapomněl. Toto mi hodně urychlilo plnění méně důležitých úkolů.
Byl jsem zvědav, jaké nástroje Daniel používá a zda má raději online nástroje nebo papír. Toto máme nastaveno poměrně podobně, kdy máme raději papírové zaznamenávání, ale využíváme i online nástroje. Pro vše využívá aplikaci Omnifocus, na které mi vše ukázal. Je hodně zajímavá a určitě ji po reklamaci telefonu vyzkouším. Jiný kolega mi doporučil Evernote, který jsem ještě netestoval. Momentálně si vystačím s diářem a WorkFlowy.
Vždy jsem využíval denní diář, který mi ale hodně nevyhovoval a hodně úkolů jsem postupně přepisoval. Proto jsem byl rád, když mi Daniel ukázal diáře Moleskine, kde je týden na jedné stránce a stránka naproti je pro poznámky, což je přesně to, co potřebuji. Těch diářů je opravdu hodně druhů, ale tento je pro mě ideální. Bohužel jsem jej prozatím nikde nesehnal, jelikož je o ně teď před Vánoci opravdu velký zájem. On sám nyní testuje diáře Elemento od Papelote, o kterých napsal článek.
Poté mi Daniel ukazoval myšlenkové mapy a jejich možnosti využití. Na toto téma také napsal článek: Myšlenkové mapy, kreslení a neumělci. Já je zatím využívám pouze v online podobě v již zmíněné aplikaci WorkFlowy.
Shrnutí schůzky
Jsem moc rád, že si na mě Daniel udělal čas, jelikož jsem díky jeho zkušenostem spoustu věcí změnil a sám vidím velký pokrok. Jak Vy pracujete s GTD? Co vše využíváte za online nástroje nebo jaké diáře Vám sedí nejvíce?
Follow @RadekVymazal
Na GTD jsme také začínal, avšak asi po měsíci jsem se v jeho složitosti zamotal a začalo se mi hromadit spousta věcí, které jsem nestíhal. Začal jsme se ztrácet v prioritách a vysral jsem se na tento systém, protože mi celý spadl. Při použití aplikace Omnifocus jsem ji během 5 minut vymazal se slovy: “To musel dělat nějakej debilní autista podobně jako produkty od Microsoftu”.
v té době jsem narazil na Leo babautu a jeho ZTD. Hrozně jsem si to oblíbil pro samotnou myšlenku – Co nejjednoduššeji vše dělat. Jeho kniha je ke stahnutí zadarmo a myslím, že ZTD stojí za to si přečíst pro inspiraci. Dobře se na to dá navázat. Chvíli jsem ZTD zkoušel aplikovat, fungovalo perfektně a postupem času jsme to začal modifikovat k obrazu svému. Promíchal jsem něco z GTD, něco ze ZTD, použil Google tasks, dodal do toho trochu sebe, pár aplikací na ipadu a výsledek je lepší.
funguji asi takto: Co jde, to si zapíši. Co si nezapíši nebo zapomenu – to nejspíš nebylo pro mě důležité. Zpravidla 70% věcí co si myslím, že je důležité a co si myslím, že mám udělat jsou irelevantní věci, které sami vyhnijí bez mojí pomoci a energie. Když je něco opravdu důležité – nedělám nic jiného než jen to. Když mě to přestane bavit, přestanu to dělat. co nechci, to nedělám. Když to musím udělat, tak to odbydu a soustředím sovji energii na to, co mě baví a co chci dělat. Celé mi geniálně pomáhá organizovat práci google tasks (zadarmo na ipadu ke stáhnutí). Když mám nějaký větší projekt, tak použiji mindmaps, abych jej zorganizoval a udělal si s ním nadhled. Občas udělám něco bezmyšlenkovitě a pak je celá práce na hovno v důsledku mé nerozvážnosti, když něco řeším rychle a nezamyslím se nad tím do důsledku. Celou dobu se snažím (naivně) přemýšlet nad strejdou příhodou – jakmile se stane, tak se stane (např. spontánní scuk někde velmi na rychlo s někým, koho bych zrovna v té chvíli nečekal nebo vypití více jak 8 piv i přesto, že ráno je potřeba vstát a mít důležité jednání). Nemám nic pravidelného. dokonce ani spánek. Vše přizpůsobuji momentálním rychle se měnícím situacím. Začínám tím, co mě baví nejvíc a na co se nejvíc těším. Dělám po 20 minutách práce pauzy. Snažím se (naivně) plánovat dopředu. z mé zkušenosti tak 50% plánovaného padne. avšak když to jde, mám v záloze alternativu, kdyby náhodou plánování padlo.
Můj systém je postaven z 50% na chaosu a z 50% na organizace. vše funguje, většinou se nic nevysírá. a když jo – mám náhradní plán :-)
Radek recently posted..Nový ručně malovaný DNA PORTRÉT
Follow @Jan_Kvasnicka
Perfektní komentář a moc zajímavý pohled na věc :) Koukám, že každému vyhovuje něco jiného a úplně odlišného, ale obojí funguje. Na ZTD jsem se chtěl také kouknout, přečíst si Babautu, ale ještě jsem se k tomu nedostal. Toto je je moc dobrá inspirace. Hlavně je zajímavé si vše sám namíchat tak, aby byl člověk spokojen a vše šlo, jak má. Sám jsem zvědav, kde se dostanu a kde budu s tímto plánováním na půl roku. Moc děkuji za super komentář!
Kvasnička Jan recently posted..Podnikání v USA: Chudý Honza, bohatý John
Follow @radekvymazal
Co se týká Leovy knihy, tak ta se dá přečíst jedním dechem za půl dne. Leo by měl jít ukázat, jak se má vyučovat na VŠ. Rozhodně doporučuji mít u sebe Honzo papír a psát si poznámky. Z té malé knihy je neuvěřitelně moc inspirace a já ji vřele doporučuji. Jeho druhou knihu (onedávno vydanou) bych osobně nedoporučil. Není příliš přínosná a má mnoho vad. Můžem o tom pohovořit v Ol osobně :). Zajimala by me jeste jedna věc. Honzo, nemohl bys tak za 2 měsíce napsat, jak se ti daří pokračovat v GTD? Jaký si zažil progress, co nefungovalo atd?
Radek recently posted..Nový ručně malovaný DNA PORTRÉT
Follow @Jan_Kvasnicka
Na knihu se hodně těším. Papír a poznámky mám vždy u sebe a každý večer dopisuji do diáře nebo WorkFlowy. Určitě napíšu, co se mi podařilo a kde pokulhávám, sám jsem na to moc zvědav :) Děkuji moc za podporu
Kvasnička Jan recently posted..Barcamp Ostrava a jeho průběh
Jojo, ZTD můžu jedině doporučit! Samozřejmě každému sedne něco jiného, ale po objevení téhle knížky jsem mrsknul Mít vše hotovo zpátky do knihovny a navrhl jsem jim, ať si koupěj na vypučování ZTD. Je to fakt nádhera, je tam tolik informací že jsem si k tomu sednul s notýskem a dělal si zápisky. Člověk si totiž jednou celou knížku přečte a pak se k ní vrací, vrací, pořád vrací až do rozervání protože všechny ty informace se fakt nedaj vstřebat najednou. Mělo by se to učit na každé významější škole, každej manažer by to měl znát do posledního puntíku. Budovat návyky, být minimalista, zjednodušovat, dělat to, co chci – to je přesně to, co mi vyhovuje a vstřebal jsem to za poslední 2 roky získávání informací kolem time managementu. Z těch nejčtenějších knížek, od těch největších sraček typu čtyřhodinový týden, přes ty lepší, až k těm nejlepším – mezi ty považuju Lenochovu cestu k úspěchu (bohužel není přeložena do češtiny, ale je to ebook zdarma – http://www.billohanlon.com/LazyMan/files/a-lazy-man0027s-guide-ebook-2009.pdf) a ZTD jsem vybral prostě to nejpodstatnější a udělal jsem si z toho vlastní perfektní režim. Dělat jen to, co chci je NAPROSTO ÚŽASNÝ a s prokrastinací se skoro nesetkávám, je to nádhera, pohoda, do ničeho se nenutit. Jasně, občas se najde něco, co prostě musím, ale jak radí Babauta se při tom zaměřím na to, na tu konkrétní část činnosti co se mi na tom nejvíc líbí a nejvíc mě to baví a když dělám ostatní součásti toho úkolu kterej mě nebaví jen přemejšlím jak to bude super až budu dělat tamtu součást… prostě nádhera, život nabyl mnohem větší smysl a jsem šťastnější… ještě k budování návyků doporučuju skolanavyku.cz a k minimalismu a ZTD v kostce přednášky z mexpo 2012 (jsou zdarma a stručné – http://vimeo.com/channels/mexposk
http://vimeo.com/channels/mexposk/54109225
http://vimeo.com/channels/mexposk/52410566
http://vimeo.com/channels/mexposk/52073125
jedna významnější, ovšem moc ne o ZTD -http://vimeo.com/channels/mexposk/51842855
ZTD V KOSTCE – http://vimeo.com/35284208
a je jich tam ještě mnohem více a jsou fajn)
fuj to jsem se rozepsal, léta zkušeností v kostce, to podstatné co jsem si zapamatoval, tohle si někam uložím a udělám z toho článek ;) samozřejmě to není všechno, ale nemám celý den na psaní komentáře ;)
Follow @RadekVymazal
Jo….Co se týká diáře – Používám většinou nejbližší papír, který najdu po ruce. Je to levný a rychlý :-)
Radek recently posted..Nový ručně malovaný DNA PORTRÉT
Follow @jiriurbasek
Taky bych doporučil začít se ZTD. Ja využívám GTD už cca 3 roky a docela mi funguje. Jednu na elektronické forme. Ale poslední dobou se mi povedlo zakomponovat i papírové týdenní plany podle Franklin Covey diáře. Zatim jsem velmi spokojen.
Jiří Urbášek recently posted..Coworking na částečný úvazek
Follow @Jan_Kvasnicka
Jirko vezmi prosím někdy ten diář Franklin Covey sebou, zajímalo by mě, jaký je. Ale co jsem se tak koukal, tak by mi asi vadila jeho velikost a váha, tobě to nevadí? Díky!
Kvasnička Jan recently posted..Den JsmePodnikání: Time management od Davida Grubera a Rady do života od Radima Jančury
Follow @jiriurbasek
Nemam cely FC diar. Jen ten tydenni plan, to je jedna A4, kterou jsem nekde stahnul a vytisknul si. Ale jinak jeho velikost a vaha by mi taky rozhodne vadila.
Jirka recently posted..Coworking na částečný úvazek
Follow @bjeta
Babalutu jsem Ti chtěl doporučit už když jsi psal o škole návyků. btw: držím palce.
Právě díku Palvu Říhovi jsem se k LB dostal.
Hodně jsem ocenil Stop prokrastinaci! http://prokrastinace.zenhabits.cz/
a rozporuplné pocity jsem měl z Života bez starostí: http://bezstarosti.zenclub.cz/
A navíc zenhabits.cz nabízí affil.
bjeta recently posted..Doporučuji Zoot.cz
Follow @Jan_Kvasnicka
K Leovi se také musím postupně dostat, poslední dobou se mi těch knih poměrně hodně nakupilo :) Díky moc za doporučení!
Kvasnička Jan recently posted..Čtení knih o podnikání, motivaci a jaké knihy si vybrat?
Follow @PalmserverCZ
Osobními plánovacími systémy se intenzivně zabývám již téměř 20 let. Posledních 10 let učíme v kurzech vlastní systém. Na GTD a jeho variace se díváme jako na nižší formy (jakési defektní subsystémy), které mohou být často spíše na škodu. Selhání totiž působí demotivujícím způsobem a vrací člověka do pasivity a do stavu “něco podobného jsem už zkoušel, ale k ničemu to nebylo”. GTD a jeho varianty vytrhávají celý plánovací proces z kontextu životní filozofie, osobních dispozic a indiviuality člověka. Věta, že pro každého je třeba jiný přístup je jedině správná. Neexistuje žádný nejlepší nebo jediný i univerzální plánovací systém. My učíme systém na systémy, kdy osobní plánovací systém je cesta (proces) s dočasnou více či méně optimální formou, kterou je třeba v různých fázích života doplňovat o nové nástroje a zbavovat se těch již opotřebovaných, a to vše je součástí komplexnějšího systému řízeného rozvoje osobnosti. Hezké na tom je, že je mnohem jednodušší to dělat než to popsat :-)
Follow @Jan_Kvasnicka
Díky moc Pepo za super komentář, už se těším až si o tom popovídáme na IMsraze :)
Kvasnička Jan recently posted..Jak na mě zapůsobila Škola návyků
A víš kdy bude? Nějak to nemůžu najít? Jinak samozřejmě kdykoli k dispozici :-)
Josef Tkáč recently posted..Evernote Food – hladová aplikace pro Android a iOS
Follow @Jan_Kvasnicka
22.1.2013 a přednášet nám přijede Jindřich Fáborský, specialista na sociální sítě a marketing
Kvasnička Jan recently posted..Ohlédnutí za 4 měsíci blogování
Pingback: První oficiální GTD sraz v Ostravě | Kvasnička Jan - Blog