Co jsme neudělali dobře při organizaci kurzu SEOUX aneb poučte se z našich chyb

Před dvěma týdny Pavel napsal článek na téma Jak jsme dělali SEOUX a nyní bychom chtěli trochu více poodkrýt, co se nám během organizace tohoto kurzu nepovedlo. Snad to pro některé z Vás bude přínosné a doufáme, že se z našich chyb poučíte. Bylo toho více, než jsem sami čekali, ale vše to jsou zkušenosti k nezaplacení :) Pavel právě teď přednáší na Barcampu ve Zlíně a na konci tohoto článku najdete jeho slide. Budeme také rádi, jak nám napíšete do komentářů vaše zkušenosti a faily, děkujeme všem. #failyjetrebasdilet 

Školení SEOUX za 2 222 Kč, byla naše cenotvorba chyba?

Ano i ne. Ne, z toho důvodu, že jsme chtěli snížit pomyslnou hranici a dostat na náš kurz i lidi, kteří by při jiné ceně nepřišli. Ano, protože to natáhlo lidi, kteří nekomunikovali, nepřišli a nezaplatili. Cena je prostě faktor, který určuje úroveň a obsah cílové skupiny, a my chtěli širší zásah než obvykle.

Podcenili jsme automatizaci

Jedna z největších chyb, které jsme udělali, bylo, že jsme nenastavili automatickou fakturaci. Říkali jsme si, pár faktur, to vystavíme ručně. Ve finále to byly stovky faktur a desítky hodin strávené vystavováním faktur, odepisováním na e-maily, zapisováním do Google dokumentu a další kontrolou. To byla obrovská ztráta času, kterou jsme oba odnesli prací do noci a po víkendu. Vždycky automatizujte fakturaci a potvrzovací e-maily. Navíc díky automatizaci z části odbouráte problémy s těmi, co nezaplatí nebo nepřijdou, kterých bylo bohužel poměrně hodně. Kolikrát nás až zaráželo jejich následné arogantní chování a postoje.

Obědy rezervovat jen telefonicky a nespoléhat na Restu

Restaurace na obědy jsme často rezervovali přes službu Restu – výsledek? Není spolehlivá, například v Brně nám potvrdili rezervaci pro 25 lidí na oběd, která neplatila. No a pak jsme hledali ve 12 hodin místo pro 25 lidí v centru Brna. Lepší je, když si to obchodíte/obvoláte. Je to pracnější, ale jistější.
Další tip, domluvte si s restaurací seznam 2 – 5 jídel, ten pošlete dopředu účastníkům ať si vyberou. Odbouráte si zbytečné čekání, restaurace si to může připravit dopředu.

Raději dražší, ale kvalitnější prostory

Když jsme vybírali prostory, zjistili jsme, že cena se často pohybuje celkem nízko od 2 – 4 000 Kč. Nicméně zkušenost ukázala, jako v jiných případech, že dražší pronájmy se vyplatí. Levnější pronájmy byly často (až na výjimky) málo kvalitní. Buď byly v prostorech komplikace s WiFi, nebo nevhodné občerstvení nebo nedostatečně profesionální přístup. Ukázalo se, že pronájmy pod 10 000 Kč často nesplňovaly naše náročné požadavky. Oproti tomu, u těch dražších vše fungovalo 100%, problémy se řešily v podstatě okamžitě a celkový pocit byl úžasný.

SEOUX.cz

Dodržovat časový harmonogram

Den našeho školení je hodně našlapaný. 6 částí rozdělených do hodinových bloků. Občas se vám ale stane, že se “zakecáte” nebo je hodně dotazů, a je třeba nějaké sebekontroly. Nejdřív jsme žádnou neměli, a to se ukázalo jako nedostatečné. Proto jsme velmi brzy zavedli odpočítáváni na tabletu, který byl jasně viditelný pro přednášejícího (využívali jsme aplikaci Hybrid Stopwatch). Bylo na něm přesně 50 minut, které jsme při startu bloku vždy pustili a měli tak přehled o čase.

Mít 100% jistotu kvalitní WiFi

Velký problém, který se dá špatně řešit. Vždy jsme jednoznačně upozorňovali pronajímatele, že potřebujeme stabilní WiFi pro 30 zařízení, ale často se nám stávalo, že WiFi spadla. Krom jedné výjimky (InGarden Praha) se nám vždy pronajímatelé snažili pomoci a brzy jsme to vyřešili. Ovšem těžko se to dopředu odhaduje. Měli jsme jeden mobilní router, ale ten utáhl jen deset zařízení. Používali jsme ho alespoň na náš notebook, abychom vše mohli bez problémů ukazovat. Pokud si nechcete zaplatit 3 datové simky a koupit 3 mobilní routery jako zálohu, rozumné řešení bohužel neexistuje.

Na školení nepatří nic, co by si účastník nemohl osahat

V technické části jsme se neubránili ukázkám zdrojového kódu. Ukázalo se, že pokud si to člověk nemůže rovnou vyzkoušet, je to nadbytečné. Takže zdrojáky už příště zapojovat nebudeme a ani to nedoporučuji, pouze pokud máte opravdu workshop.

Ujistit se, že prostory budou opravdu připraveny včas

Další fail, který jsem si ze začátku nepohlídali. Automaticky jsme předpokládali, že když si domluvíme začátek na 9:00, a že přijdeme na 8:00, tak že se to vše opravdu stihne připravit. Například v Brně jsme přišli na místo konání na 8:00 dle domluvy, slečna dorazila v 8:30. Místnost, kterou jsme měli pronajatou, byla nepřipravená, bez stolů, židlí a s hromadou věcí po jiné akci. Tak tak jsme stihli začátek co se týče přípravy místnosti, ale občerstvení na čas připraveno nebylo. Proto pozor na to, jak si domlouváte čas začátku s lidmi, co to mají připravit. Byli ale i takové prostory, kde to vše bylo na 100% připraveno a nemuseli jsem se opravdu vůbec o nic starat, jako Centrum andragogiky v Hradci Králové nebo HUB v Praze a Ostravě. Naše doporučení je, napište 2 – 3 dny předem, připomeňte se a napište, v kolik dorazíte.

SEOUX.cz Pavel Ungr

Psát účastníkům začátek o 15 min dříve, než skutečně je

Když někomu napíšete, že začínáme v 9:00, tak opravdu dost lidí přijde o chvíli později, kolikrát i o 15-30 minut, protože je zácpa v dopravě nebo jiná neočekávaná událost. Pro nás to bohužel znamenalo problém, jelikož jsem měli přesný časový plán a i 15 minut zdržení se poté projevilo. Doporučuji vždy účastníkům psát začátek o 15-20 minut dříve, abyste měli jistotu, že tam v daný čas začátku budou opravdu všichni.

Kurz je vyprodaný a na webu svítí tlačítko “Objednat”. Fail k nezaplacení!

Toto je část, na kterou jsme úplně zapomněli. Hodně věcí jsme si nechávali do webu postupně dodělávat, především pak funkci, co se má na webu stát, když je kurz v daném městě vyprodaný. Úplně jsme ale zapomněli na stav, kdy jsou vyprodány všechny kurzy. Stále tam svítilo tlačítko “Objednat” a lidé nám kvůli tomu volali, psali a chtěli se ještě přihlásit, i když už nebylo kam. Doporučuji myslet i na tento stav, ať se vám pak nestane to samé :)

Více termínů pro jedno město mít jednoznačně viditelné na webu

Ze začátku jsme nečekali takový zájem a mysleli jsme si, že budeme rádi, když naplníme jednotlivá města. Brno jsme měli během pár hodin vyprodáno, a proto jsme přidávali další termíny, následně i pro další města. Bohužel ty jsme neprezentovali na webu zvlášť, ale vždy jsme tam měli jen aktuální poslední termín. Poté vznikaly problémy při komunikaci, kdy si někteří opravdu ověřovali, že mají přijít 3.11 do Brna, když jsme jim to psali do emailu, ale na webu je uveden pouze termín 4.11.

Zajistit si storno podmínky

Opět věc, na kterou jsme se ze začátku vůbec nezaměřili, že by někdo nepřišel nebo že by stornoval objednávku. Postupem času bylo těchto případů více a více a byl to problém jednak pro nás, protože jsme museli časově vše řešit, sehnat dalšího účastníka, ale také pro účetní, kdy se museli dělat storno objednávky a další úkony. Někteří měli pádné důvody a vše jsme vyřešili bez problémů, ihned jsme vraceli finance a brali jsme to jako samozřejmost. Našli se ale i takoví, kteří napsali, že nepřijdou, v den konání, když už jsem měli první část za sebou a poměrně nevhodným způsobem komunikace si začali nárokovat další termíny nebo změny. Objevil se i takový, který termín 2x posouval a měnil, a stejně nakonec nedorazil. Pro příště si budeme připravovat storno podmínky, abychom podobným problémům zamezili.

SEOUX.cz Kvasnička Jan

Dodržet termíny zaslání dotazníku a materiálů

Po ukončení kurzu jsme zasílali další materiály emailem i s dotazníkem, a vždy jsme každé skupině slíbili termín doručení. Jednou jsme je bohužel kvůli naší pracovní vytíženosti nestihli odeslat na čas. Přišlo několik emailů s požadavkem na tyto materiály, což už je v očích účastníka kurzu problém a my jsme to také tak viděli. Proto jsme si poté na tuto situaci dávali větší pozor a vždy jsme drželi termín, co jsme slíbili. Přece jen je to naše vizitka, zda držíme slovo nebo ne.

Kontrolovat doručitelnost emailů s informacemi o termínu

Bohužel toto se nám stávalo poměrně často, a proto jsme poté raději rozesílali emaily ručně. V první fázi jsme využívali Mailchimp, který některým padal do spamu. Proto pokud budete mít jakýkoliv nástroj na rozesílání, kontrolujte si, kdo email otevřel. Těm, kteří email neotevřeli a nic s ním neudělali, jej pro jistotu zašlete znovu ručně (a nebo zavolejte), aby o všem věděli a měli jistotu, že s nimi na kurz počítáte.

Slide z přednášky na Barcampu ve Zlíně pod taktovkou Pavla

 

A co vy, jaké byly vaše největší faily při pořádání kurzů nebo školení? 

Kategorie: SEO, UX | Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.

Kvasnička Jan

Autor článku se zabývá testováním použitelnosti, zvyšováním konverzních poměrů, návrhem webových aplikací, mentoringem projektů nebo služeb, monetizací a marketingem.

Podobné články

16 komentáře v článku “Co jsme neudělali dobře při organizaci kurzu SEOUX aneb poučte se z našich chyb” Komentáře jsou DOFOLLOW

  1. Pingback: Co jsme neudělali dobře při organizaci kurzu SEOUX aneb poučte se z našich chyb | RSS ze světa

  2. Velmi zajímavý příspěvek a díky za něj, několikrát jsem sám uvažoval o organizaci konference a tyhle organizační aspekty mě vždycky odradily – a to jsem myslel tak na půlku věcí z toho, co tu jen popisuješ…
    Nízká cena bohužel vždycky přitahuje spodinu, tak to bohužel je…

  3. moc pekny clanek! kolikrat me vikla, kdyz pripravuji skoleni, zda jit opet do Hubu, ktery je sice drazsi, ale na 100% funguje nebo jinak. Nakonec stejne volim Hub. Potesi, kdyz se muzu utvrdit, ze delam dobre:-) Zdravim:-)

  4. Pingback: Na co jsme si nedali pozor při organizaci SEOUX « Pavel Ungr, SEO konzultant

  5. Zaujal mě slide č. 10 ohledně MailChimpu. Jaké informace jste tedy posílali přes MailChimp a kolik e-mailů nedorazilo? Který nástroj by byl tedy vhodnější?

    Díky.

    Roman

  6. Taky jsem se snažil objednat kurz, když tam ještě svítilo tlačítko Objednat. Naneštěstí už to bylo ve chvíli, kdy jste to měli vyprodané. Ale jinak dobrá práce, hoši, faily jsou denní chléb každého, ale ne každý se o ně podělí a za to vám tleskám a děkuju. :)

  7. Koukám, že organizace takové školení není žádný med teda. Dělal jsem svého času teambuildingy v agentuře a taky to byl pořád nějaký problém. Vždycky se něco našlo. Tomu se prostě asi nikdy nevyhnete. Ale určitě je dobré se učit z vlastních chyb. Docela teda koukám, že jste tyto informace zveřejnili. Klobouk dolu.

  8. Fotka s jídlem na 21. slajdu je ze školení? Protože jestli jo, tak se chci příště taky zúčastnit :D Díky za super článek! Hodně se mi líbí přístup. Podobné problémy řeší většina školitelů, ale ne každý se k nim staví takto správně. Jen tak dál!

  9. Dobrý den,

    moc děkuji za článek, je to opravdu výborné shrnutí praktických tipů. Uspořádal jsem už přes třicet firemních školení a otevřené školení (jaké jste dělali vy) je logisticky nejtěžší. Za mě bych doplnil ještě tyto tipy, které se mi osvědčily:

    1) Zvednout cenu natolik, že zaplatíte event manažera navíc. Otevřené školení jsem nikdy neorganizoval sám, ale měl jsem slečnu, která řešila veškerou komunikaci s účastníky, organizaci na místě, platby atd. Já řešil jen obsah. Tento koncept se mi naprosto osvědčil, technické problémy na místě pak řeší někdo jiný, ne vy. Zahraniční školení, který jsem absolvoval, byly vždy řešeny tímto způsobem. Lektor + organizátor.

    2) Materiály mít vytištěné + bit.ly odkaz na konci s materiály. Jak píšete, člověk se snadno dostane do situace, kdy nestihne rozposlat účastníkům materiály včas. Osvědčilo se mi dát je do jednoho zip souboru, nahrát na úložiště a na konci školení dát bit.ly odkaz.

    3) Vybírat místa, kam se dá dojet autem a skvěle se tam parkuje. Čím dražší školení, tím více lidí tam pojede autem. Proto je dobré vybírat místa, kam se dá snadno zajet autem a dá se tam dobře parkovat.

    4) Nastavit vyšší cenu, nutí vás dodávat kvalitu. Za vyšší cenu si lidé rádi zaplatí, pokud to opravdu chtějí. Definuje to váš produkt, s cenou bych příště šel výš.

    Držím palce do dalších školení a přeji vám hezký den
    Jakub Šafránek

  10. Ono pekné je, že ste to takto podrobne vyhodnotili čo sa podarilo a čo nie a aj verejne dali do sveta a navyše okrem toho že sa samý môžete veľmi dobre poučiť a zlepšiť, tak si vybudujete aj lepší brand a značku pre prípadné dalšie kurzy a akcie.

  11. Chybami se člověk učí, vidím, že v tom nejsem sám :-) Poznal jsem sám na vlastní kůži organizaci školení, my to zvládali ve čtyřech lidech a fakt vychytat všechny okolnosti kolem toho nebylo jednoduchý. Díky za přínosný článek, popsali jste přesně to, o čem raději nikdo ani nemluví. Přeji do budoucna ať se vám daří

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

CommentLuv badge