Blog Kvasnička Jan

Před dvěma týdny Pavel napsal článek na téma Jak jsme dělali SEOUX a nyní bychom chtěli trochu více poodkrýt, co se nám během organizace tohoto kurzu nepovedlo. Snad to pro některé z Vás bude přínosné a doufáme, že se z našich chyb poučíte. Bylo toho více, než jsem sami čekali, ale vše to jsou zkušenosti k nezaplacení :) Pavel právě teď přednáší na Barcampu ve Zlíně a na konci tohoto článku najdete jeho slide. Budeme také rádi, jak nám napíšete do komentářů vaše zkušenosti a faily, děkujeme všem. #failyjetrebasdilet 

Školení SEOUX za 2 222 Kč, byla naše cenotvorba chyba?

Ano i ne. Ne, z toho důvodu, že jsme chtěli snížit pomyslnou hranici a dostat na náš kurz i lidi, kteří by při jiné ceně nepřišli. Ano, protože to natáhlo lidi, kteří nekomunikovali, nepřišli a nezaplatili. Cena je prostě faktor, který určuje úroveň a obsah cílové skupiny, a my chtěli širší zásah než obvykle.

Podcenili jsme automatizaci

Jedna z největších chyb, které jsme udělali, bylo, že jsme nenastavili automatickou fakturaci. Říkali jsme si, pár faktur, to vystavíme ručně. Ve finále to byly stovky faktur a desítky hodin strávené vystavováním faktur, odepisováním na e-maily, zapisováním do Google dokumentu a další kontrolou. To byla obrovská ztráta času, kterou jsme oba odnesli prací do noci a po víkendu. Vždycky automatizujte fakturaci a potvrzovací e-maily. Navíc díky automatizaci z části odbouráte problémy s těmi, co nezaplatí nebo nepřijdou, kterých bylo bohužel poměrně hodně. Kolikrát nás až zaráželo jejich následné arogantní chování a postoje.

Obědy rezervovat jen telefonicky a nespoléhat na Restu

Restaurace na obědy jsme často rezervovali přes službu Restu – výsledek? Není spolehlivá, například v Brně nám potvrdili rezervaci pro 25 lidí na oběd, která neplatila. No a pak jsme hledali ve 12 hodin místo pro 25 lidí v centru Brna. Lepší je, když si to obchodíte/obvoláte. Je to pracnější, ale jistější.
Další tip, domluvte si s restaurací seznam 2 – 5 jídel, ten pošlete dopředu účastníkům ať si vyberou. Odbouráte si zbytečné čekání, restaurace si to může připravit dopředu.

Raději dražší, ale kvalitnější prostory

Když jsme vybírali prostory, zjistili jsme, že cena se často pohybuje celkem nízko od 2 – 4 000 Kč. Nicméně zkušenost ukázala, jako v jiných případech, že dražší pronájmy se vyplatí. Levnější pronájmy byly často (až na výjimky) málo kvalitní. Buď byly v prostorech komplikace s WiFi, nebo nevhodné občerstvení nebo nedostatečně profesionální přístup. Ukázalo se, že pronájmy pod 10 000 Kč často nesplňovaly naše náročné požadavky. Oproti tomu, u těch dražších vše fungovalo 100%, problémy se řešily v podstatě okamžitě a celkový pocit byl úžasný.

Dodržovat časový harmonogram

Den našeho školení je hodně našlapaný. 6 částí rozdělených do hodinových bloků. Občas se vám ale stane, že se “zakecáte” nebo je hodně dotazů, a je třeba nějaké sebekontroly. Nejdřív jsme žádnou neměli, a to se ukázalo jako nedostatečné. Proto jsme velmi brzy zavedli odpočítáváni na tabletu, který byl jasně viditelný pro přednášejícího (využívali jsme aplikaci Hybrid Stopwatch). Bylo na něm přesně 50 minut, které jsme při startu bloku vždy pustili a měli tak přehled o čase.

Mít 100% jistotu kvalitní WiFi

Velký problém, který se dá špatně řešit. Vždy jsme jednoznačně upozorňovali pronajímatele, že potřebujeme stabilní WiFi pro 30 zařízení, ale často se nám stávalo, že WiFi spadla. Krom jedné výjimky (InGarden Praha) se nám vždy pronajímatelé snažili pomoci a brzy jsme to vyřešili. Ovšem těžko se to dopředu odhaduje. Měli jsme jeden mobilní router, ale ten utáhl jen deset zařízení. Používali jsme ho alespoň na náš notebook, abychom vše mohli bez problémů ukazovat. Pokud si nechcete zaplatit 3 datové simky a koupit 3 mobilní routery jako zálohu, rozumné řešení bohužel neexistuje.

Na školení nepatří nic, co by si účastník nemohl osahat

V technické části jsme se neubránili ukázkám zdrojového kódu. Ukázalo se, že pokud si to člověk nemůže rovnou vyzkoušet, je to nadbytečné. Takže zdrojáky už příště zapojovat nebudeme a ani to nedoporučuji, pouze pokud máte opravdu workshop.

Ujistit se, že prostory budou opravdu připraveny včas

Další fail, který jsem si ze začátku nepohlídali. Automaticky jsme předpokládali, že když si domluvíme začátek na 9:00, a že přijdeme na 8:00, tak že se to vše opravdu stihne připravit. Například v Brně jsme přišli na místo konání na 8:00 dle domluvy, slečna dorazila v 8:30. Místnost, kterou jsme měli pronajatou, byla nepřipravená, bez stolů, židlí a s hromadou věcí po jiné akci. Tak tak jsme stihli začátek co se týče přípravy místnosti, ale občerstvení na čas připraveno nebylo. Proto pozor na to, jak si domlouváte čas začátku s lidmi, co to mají připravit. Byli ale i takové prostory, kde to vše bylo na 100% připraveno a nemuseli jsem se opravdu vůbec o nic starat, jako Centrum andragogiky v Hradci Králové nebo HUB v Praze a Ostravě. Naše doporučení je, napište 2 – 3 dny předem, připomeňte se a napište, v kolik dorazíte.

Psát účastníkům začátek o 15 min dříve, než skutečně je

Když někomu napíšete, že začínáme v 9:00, tak opravdu dost lidí přijde o chvíli později, kolikrát i o 15-30 minut, protože je zácpa v dopravě nebo jiná neočekávaná událost. Pro nás to bohužel znamenalo problém, jelikož jsem měli přesný časový plán a i 15 minut zdržení se poté projevilo. Doporučuji vždy účastníkům psát začátek o 15-20 minut dříve, abyste měli jistotu, že tam v daný čas začátku budou opravdu všichni.

Kurz je vyprodaný a na webu svítí tlačítko “Objednat”. Fail k nezaplacení!

Toto je část, na kterou jsme úplně zapomněli. Hodně věcí jsme si nechávali do webu postupně dodělávat, především pak funkci, co se má na webu stát, když je kurz v daném městě vyprodaný. Úplně jsme ale zapomněli na stav, kdy jsou vyprodány všechny kurzy. Stále tam svítilo tlačítko “Objednat” a lidé nám kvůli tomu volali, psali a chtěli se ještě přihlásit, i když už nebylo kam. Doporučuji myslet i na tento stav, ať se vám pak nestane to samé :)

Více termínů pro jedno město mít jednoznačně viditelné na webu

Ze začátku jsme nečekali takový zájem a mysleli jsme si, že budeme rádi, když naplníme jednotlivá města. Brno jsme měli během pár hodin vyprodáno, a proto jsme přidávali další termíny, následně i pro další města. Bohužel ty jsme neprezentovali na webu zvlášť, ale vždy jsme tam měli jen aktuální poslední termín. Poté vznikaly problémy při komunikaci, kdy si někteří opravdu ověřovali, že mají přijít 3.11 do Brna, když jsme jim to psali do emailu, ale na webu je uveden pouze termín 4.11.

Zajistit si storno podmínky

Opět věc, na kterou jsme se ze začátku vůbec nezaměřili, že by někdo nepřišel nebo že by stornoval objednávku. Postupem času bylo těchto případů více a více a byl to problém jednak pro nás, protože jsme museli časově vše řešit, sehnat dalšího účastníka, ale také pro účetní, kdy se museli dělat storno objednávky a další úkony. Někteří měli pádné důvody a vše jsme vyřešili bez problémů, ihned jsme vraceli finance a brali jsme to jako samozřejmost. Našli se ale i takoví, kteří napsali, že nepřijdou, v den konání, když už jsem měli první část za sebou a poměrně nevhodným způsobem komunikace si začali nárokovat další termíny nebo změny. Objevil se i takový, který termín 2x posouval a měnil, a stejně nakonec nedorazil. Pro příště si budeme připravovat storno podmínky, abychom podobným problémům zamezili.

Dodržet termíny zaslání dotazníku a materiálů

Po ukončení kurzu jsme zasílali další materiály emailem i s dotazníkem, a vždy jsme každé skupině slíbili termín doručení. Jednou jsme je bohužel kvůli naší pracovní vytíženosti nestihli odeslat na čas. Přišlo několik emailů s požadavkem na tyto materiály, což už je v očích účastníka kurzu problém a my jsme to také tak viděli. Proto jsme si poté na tuto situaci dávali větší pozor a vždy jsme drželi termín, co jsme slíbili. Přece jen je to naše vizitka, zda držíme slovo nebo ne.

Kontrolovat doručitelnost emailů s informacemi o termínu

Bohužel toto se nám stávalo poměrně často, a proto jsme poté raději rozesílali emaily ručně. V první fázi jsme využívali Mailchimp, který některým padal do spamu. Proto pokud budete mít jakýkoliv nástroj na rozesílání, kontrolujte si, kdo email otevřel. Těm, kteří email neotevřeli a nic s ním neudělali, jej pro jistotu zašlete znovu ručně (a nebo zavolejte), aby o všem věděli a měli jistotu, že s nimi na kurz počítáte.

Slide z přednášky na Barcampu ve Zlíně pod taktovkou Pavla

A co vy, jaké byly vaše největší faily při pořádání kurzů nebo školení?